Bacaan Receh – Seorang karyawan kantor wewaktu-waktu pasti akan melakukan perjalanan dinas untuk kepentingan kantor atau perusahaan tempat dia bekerja. Biasanya perusahaan akan membiayai perjalanan dinas karyawan tersebut. Perjalanan itu bisa ke luar daerah atau bahkan ke luar negeri untuk mengikuti seminar, workshop, atau kegiatan lainnya.
Salah satu hal penting terkait dengan perjalanan dinas adalah pembuatan laporan perjalanan dinas. Laporan perjalanan dinas itu penting bagi perusahaan dan juga karyawan.
Nantinya laporan ini akan menjadi salah satu dasar penilaian apakah perjalanan dinas seorang karyawan benar-benar bermanfaat bagi perusahaan.
Dikarenakan ada biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan, maka harus ada pertanggungjawaban atas segala biaya yang terjadi dalam perjalanan dinas. Hal ini untuk mengetahui apakah pengeluaran biaya sepadan dengan hasil perjalanan dinas karyawan yang bersangkutan.
Menurut Wikipedia, yang termasuk kedalam kategori perjalanan dinas atau bisnis antara lain adalah:
- Mengunjungi pelanggan atau pemasok.
- Pertemuan yang dilakukan di kantor perusahaan lain.
- Perjalanan untuk melakukan promosi produk.
- Kegiatan keluar untuk meningkatkan loyalitas pegawai kepada perusahaan.
- Perjalanan untuk melakukan pengembangan jaringan perusahaan.
- Dan lain-lain.
Sebuah laporan perjalanan dinas idealnya harus mampu meyakinkan perusahaan (dalam hal ini atasan atau manajer) yang mengirim anda.
Dari laporan itu mereka yakin bahwa biaya perjalanan dinas yang keluar ternyata bermanfaat dan menguntungkan perusahaan. Sehingga akan mendorong munculnya anggapan bahwa perjalanan dinas atau perjalanan bisnis yang anda lakukan berikutnya pasti juga menguntungkan.
Oleh karena itu ketika anda membuat laporan perjalanan dinas, anda harus fokus dalam melaporkan atau menunjukkan bahwa insvestasi yang telah dikeluarkan tidak sia-sia.
Format Laporan Perjalanan Dinas
Jika perusahaan atau instansi tempat anda bekerja sudah memiliki format baku laporan perjalanan dinas maka anda tidak perlu repot-repot untuk mendesain format laporan. Namun jika tidak ada format yang baku maka anda dapat membuat sendiri.
Sebaiknya laporan perjalanan tidak terlalu panjang dan bertele-tele, dalam heading laporan cantumkan judul atau topik laporan, tanggal perjalanan, nama anda, dan nama penerima laporan.
Setelah itu lanjutkan dengan tujuan perjalanan dinas, biaya perjalanan, benefit bagi perusahaan, dan informasi lain yang relevan.
Pendahuluan
Mulailah laporan anda dengan membuat pendahuluan atau overview tentang kegiatan yang telah anda lakukan tetapi tidak secara detail.
Menceritakan tentang perjalanan dinas apa yang anda lakukan, alasan perusahaan mengirim anda, dan harapan terhadap hasil dari perjalanan bisnis tersebut.
Misalnya, anda menulis bahwa anda menghadiri workshop pengembangan Sumber Daya Manusia dengan tujuan agar mampu merekrut pegawai yang lebih baik, mengurangi turnover pegawai, dan menciptakan sistem SDM yang lebih baik.
